Digitalisierung in Kanzleien: Effizienz steigern und bessere Mandanten gewinnen – SLS Cybersolutions-Führung gibt Einblick in Kanzleidigitalisierung

Viele Kanzleien in Deutschland stehen vor einer Herausforderung: Der Arbeitsaufwand wächst, während qualifizierte Fachkräfte immer schwerer zu finden sind. Gerade Steuerberater und Anwälte verbringen oft einen Großteil ihrer Zeit mit administrativen Aufgaben, die wenig mit ihrer eigentlichen Beratungstätigkeit zu tun haben.

Hinzu kommt, dass sich die Erwartungen der Mandanten in den letzten Jahren stark verändert haben. Transparenz, schnelle Kommunikation und ein moderner digitaler Auftritt werden inzwischen als selbstverständlich angesehen. Kanzleien, die hier nicht mithalten, riskieren, potenzielle Mandanten an Wettbewerber zu verlieren.

Gleichzeitig bleibt die interne Organisation häufig hinter den Möglichkeiten zurück. Viele Kanzleien arbeiten noch mit analogen Prozessen, die nicht nur Zeit binden, sondern auch Fehlerquellen schaffen. Termine, Fristen und Dokumente erfordern eine enorme Koordination – Ressourcen, die besser in die Beratung investiert wären. Der Alltag in Kanzleien ist geprägt von einer Vielzahl paralleler Aufgaben: Beratungsgespräche, Fristenkontrolle, Abstimmungen im Team und gleichzeitig ein steter Strom an Dokumenten und Anfragen. Gerade kleine und mittelgroße Kanzleien geraten dadurch schnell an ihre organisatorischen Grenzen. Während Mandanten eine individuelle und zeitnahe Betreuung erwarten, bleibt für die eigentliche Beratungstätigkeit oft zu wenig Raum.

Auch der Fachkräftemangel verschärft diese Situation. Junge Talente sind schwer zu gewinnen und bevorzugen Arbeitgeber, die moderne Arbeitsweisen anbieten. Eine digital gut aufgestellte Kanzlei wirkt nicht nur effizienter, sondern auch attraktiver auf Bewerber.

Nicht zuletzt rückt auch die Außenwirkung zunehmend in den Fokus. Ein professioneller Internetauftritt ist für viele Mandanten der erste Berührungspunkt mit einer Kanzlei. Eine veraltete oder unübersichtliche Website kann hier schnell den entscheidenden Unterschied machen, ob eine Anfrage zustande kommt oder nicht.

Aktuelle Zahlen belegen den Druck zur Digitalisierung: Der DATEV Digitalisierungsindex für Steuerberatungskanzleien ist im März 2024 auf 109,1 Punkte gefallen (Vorjahr: 110,9 Punkte). Dabei zeigen sich deutliche Rückgänge in den Bereichen Prozesse, Strategie und Dateninput – ein Hinweis darauf, dass der digitale Fortschritt in vielen Kanzleien stagniert. Gleichzeitig geben jedoch 65 % der Kanzleien an, dass Digitalisierung ihnen signifikant Zeitersparnis bringt und 56 % für eine spürbare Effizienzsteigerung sorgt

Ein Unternehmen, das sich genau diesem Problem widmet, ist SLS Cybersolutions LLC. Gegründet von Dylan Polizzi, hat sich der Anbieter auf digitale Lösungen spezialisiert, die Kanzleien und mittelständische Unternehmen durch Webdesign, IT-Automatisierungen und effiziente Online-Prozesse entlasten.

„Viele Kanzleien schöpfen die Möglichkeiten der Digitalisierung noch nicht aus. Wer hier investiert, kann nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Beratungsqualität steigern“, erklärt Gründer Dylan Polizzi.

Konkret bedeutet das: Routinetätigkeiten wie Terminorganisation, Dokumentenmanagement oder interne Kommunikation lassen sich über maßgeschneiderte Systeme automatisieren. Gleichzeitig sorgt ein klar strukturiertes Webdesign dafür, dass Kanzleien auch nach außen professionell und modern auftreten – ein entscheidender Faktor in der Mandantenakquise.

Die Nachfrage nach solchen Lösungen wächst spürbar. Immer mehr Steuerberater und Anwälte erkennen, dass digitale Automatisierung nicht nur große Konzerne betrifft, sondern gerade in kleineren Kanzleien enorme Wirkung entfalten kann.

„Automatisierung ist nicht nur ein technisches Thema, sondern auch ein organisatorischer Hebel“, betont Christian Morlang, CTO von SLS Cybersolutions. „Wenn wir Standardaufgaben zuverlässig digitalisieren, gewinnen Kanzleien nicht nur Stunden pro Woche zurück, sondern schaffen auch den Freiraum, ihre Mandanten besser zu betreuen.“

Aktuelle Untersuchungen unterstreichen die wachsende Bedeutung der Digitalisierung in Deutschland. Der Bitkom Digital Office Index 2024 zeigt, dass 96 % der Unternehmen grundsätzlich offen für digitale Lösungen sind, während 71 % bereits eine unternehmensweite Digitalstrategie eingeführt haben. Gleichzeitig wird deutlich, dass gerade kleinere und mittelständische Betriebe häufig noch auf Insellösungen setzen und damit nicht das volle Potenzial ausschöpfen. Für Kanzleien bedeutet das: Wer frühzeitig in strukturierte digitale Prozesse investiert – von effizientem Dokumentenmanagement bis hin zu intelligenter Automatisierung – verschafft sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Digitalisierung wird damit nicht zur optionalen Zusatzleistung, sondern zu einem zentralen Faktor für nachhaltige Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit.

Darüber hinaus weist die Studie darauf hin, dass mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen angibt, interne Abläufe seien ohne digitale Tools kaum noch zu bewältigen. Besonders relevant für Kanzleien ist die Erkenntnis, dass digitale Dokumentenprozesse in 84 % der Unternehmen bereits eingeführt oder in Planung sind. Ein klarer Indikator dafür, dass auch im professionellen Dienstleistungsumfeld digitale Standards längst Einzug halten. Kanzleien, die an dieser Entwicklung nicht teilhaben, riskieren, im Wettbewerb zurückzufallen und sowohl Fachkräfte als auch Mandanten an modern aufgestellte Mitbewerber zu verlieren.

Kanzleien, die rechtzeitig in digitale Unterstützung investieren, verschaffen sich nicht nur Entlastung im Alltag, sondern sichern sich zugleich den Freiraum, den sie für ihre eigentliche Stärke brauchen: die persönliche Betreuung ihrer Mandanten.